Эффективное хранение документации

Любая современная организация сталкивается с вопросом хранения документов. Очень часто документация хранится в бумажном виде. Однако не каждая компания может выделить пространство для большого объема бумажных носителей. Намного проще и практичнее заказать услугу внеофисного хранения документов. Такая услуга специализированной компании позволяет сразу решить несколько проблем:

1. Экономия пространства на хранении документации. На месте, где раньше стояли стеллажи с бумагами, можно организовать рабочее место сотрудников.
2. Обеспечение физической сохранности документации на протяжении долгого срока хранения. Это обуславливается за счет поддержания правильной температуры воздуха и уровня влажности в помещениях архива.
3. Сохранность документов в случае чрезвычайной ситуации. Документальные архивы оснащаются современной системой пожарной сигнализации и пожаротушения, что позволяет сохранить документы в случае пожара.
4. Оптимизация документооборота за счет профессиональных действий специалистов компании, оказывающей услугу по архивированию документов. Документы, переданные на хранение, классифицируются по назначению и сроку хранения, что позволяют оперативно найти их при необходимости. Эта возможность очень важна при проведении в фирме-заказчике всевозможных проверок, в том числе налоговых.
5. Обеспечение конфиденциальности информации, находящейся в документах фирмы. Конфиденциальность важна не только при использовании и хранении бумаг, но и при уничтожении дел в архиве.

Перечень архивных услуг

Современные архивные компании оказывают своим клиентам целый спектр услуг:

• Архивная обработка, переплет документов.
• Хранение документации.
• Уничтожение бумаг, потерявших актуальность.
• Сканирование документации, создание электронного архива.
• Обслуживание документов.
• Оптимизация документооборота.

Дополнительными услугами являются:

• Приведение архива компании в соответствующий вид.
• Подготовка, транспортировка документации в архив.
• Подготовка бумаг для передачи в госархив.
• Отбор документации на уничтожение, сопровождающийся составлением акта по установленной форме.
• Уничтожение бумаг на шредере.
• Систематизация документов по определенным критериям.
• Разработка программы оптимизации документооборота заказчика.
• Подготовка списка документов по запросу налоговых и иных государственных органов.
• Хранение документации на электронных носителях.
• Хранение кадровых документов, выдача соответствующих справок сотрудникам фирмы-заказчика.